会社にとって業務の効率化と経費削減は大きな課題ですが、その両方を一度に達成する方法があったら便利ですよね。この記事では2つの要素を同時に達成するための具体的な対策をご紹介します。
１.業務効率化と経費削減をまとめてこなす方法
経費削減と聞くと「人件費節約のためにとにかく少ない人材でがんばって仕事する」とか「旧式の設備をだましだまし使い続けて設備費用をカットする」といったイメージを抱く人は少なくないでしょう。
確かにそのような方法で経費削減をすることもできますが、人材確保をしぶると既存社員が精神的・身体的に疲労してしまいますし、旧式設備ではスムーズな業務が達成できない恐れがあります。ですから、経費削減はできるだけ業務効率化と結びつけて対策を練る必要があります。では、具体的にどのような対策ができるか具体例を見ていきましょう。
業務効率化と経費削減を同時に行う方法
これから紹介する方法の中には比較的すぐに実践できるものもあれば、導入コストがかかるものもあります。しかし、いずれの場合も長い目で見ればコスト削減と業務効率化の両方に役立つので参考にしてください。
- ペーパーレス化
- LED照明の利用
多くの会社や官公庁では紙媒体を使っていますが、様々なパソコンソフトやタブレットアプリなどを使うことで、ペーパーレス化を実現するのはよいことです。そうすることでまず、紙代や印刷にかかるインク代、あるいは印刷設備のメンテナンス費用や購入費用をカットできます。
ペーパーレス化を進めると業務効率化にもなります。例えば、タブレットやスマホでは鮮明なカラー画像で資料を見ることができる上に拡大操作も簡単です。データ保存も楽で、紙媒体のようにラベリングやファイリングの手間がかかりません。ファイルを保管するスペースもなくなってオフィスがすっきりします。
LED照明は経費削減の代名詞的な方法です。LED照明は消費電力が少ないので経費削減になりますし、使い方によっては10年以上も長持ちするので交換の手間やコストがかかりません。LED照明は発熱量が少ないので夏場などにオフィスの空調利用を妨げません。
業務効率化という観点からもLEDは便利です。LEDは従来の蛍光灯に匹敵するかそれ以上の明るさを放ちます。実際、家庭の照明をLEDに変えて照明が明るくなったと感じている人は多いのではないでしょうか。手元が明るくなれば業務に集中したりミスの軽減にもつながります。
・クラウドサービスの導入
クラウドサービスを利用するのも良い方法です。クラウドサービスとは簡単に言えばインターネット上で提供される様々な便利ツールのことで、その中にはコンピュータやスマホなどにわざわざアプリケーションをインストールしなくてもいろいろな作業ができるものがあります。
クラウドを使うと経費削減になります。例えばネット上のサービスを活用するので、社内にファイルサーバーやストレージなどのハードウェアを物理的に導入するコストがかかりませんし、メンテナンスも必要ないので保守費用もかかりません。
さらに業務効率化という点でもクラウドは優秀です。ネット上にサービスやデータを置くことで従業員同士でファイルの共有や編集が簡単にかつリアルタイムで行えます。さらに自宅や外出先でも業務を行えるので、在宅ワークなど最近の働き方の変化に対応しやすいでしょう。
２.まとめ
業務効率化と経費削減を両立する方法を3つほど紹介しました。クラウドサービスの導入とペーパーレス化、そしてLED照明の導入はいずれも比較的低コストですぐに達成できる方法です。会社の業務の方法を変えるには最初手間や慣れが必要とはいえ、長い目で見ればそうするだけの価値が十分にあるので検討してみると良いでしょう。
