通信費は会社のランニングコストの主要な項目です。今のIT社会にあって通信費は必ず必要になる経費ですが、ちょっとした工夫をすることで経費削減を実現できます。この記事では通信費を削減できる具体的な方法を紹介します。
１.通信費を経費削減する方法
通信費でウェイトを占めるのはインターネットやスマホの料金、固定電話料金、FAXなどです。会社が取引先と円滑なコミュニケーションをしたり、社員間でスムーズなやり取りをするためには、これらの通信設備やサービスは必要不可欠ですが、コスト削減のためには見直す必要があるでしょう。
通信費の経費削減をする具体的な方法をいくつかあげたいと思います。
通信費削減方法1:通信の統一と光回線の導入
事業を経営してからある程度の期間が経っているのであれば、これまでに様々な通信回線の契約をしてきたかもしれません。以前は電話やインターネット回線を使い分けていた時期もありましたが、現在は光回線が主流でネットも電話も両方カバーできるようになっています。
アナログ回線やISDNは今後縮小され廃止されることが決まっていますし、光回線は通信速度の速さや電話料金の安さが特徴なので（3分8円）、もし、ADSL回線やISDNなどの回線を複数契約されているのなら、今のうちに光回線一つに絞ると良いでしょう。
通信費削減方法2:クラウドPBXの導入
クラウドPBXとはインターネット上にPBX(オフィスの電話機をコントロールするユニット)を置いて通話をコントロールするサービスのことです。物理的なPBXはスペースを取る上に、ビジネスフォンの購入と合わせて導入費用が高くつきます。しかし、クラウドPBXだとスマホなど既存の通信装置をビジネスフォンのように使えるので、通信設備導入のコストカットになります。
さらに、内線通話が無料になるため社内スタッフと連絡を取る時の通信費も削減できます。スマホでふつうに通話すれば1分当たり数十円取られてしまいますが、クラウドPBXなら無料になります。
通信費削減方法3:インターネットFAXの導入
いまだに紙媒体のFAXを使う場所は多いですが、それだとコピー用紙やトナー代などのランニングコストや機器そのもののコストがかかってしまいます。そこで、インターネットFAXの導入がおすすめです。インターネットFAXを使うと以下のようなメリットがあります。
・パソコンからそのまま送信できるので手間とコストカット
従来のFAXでは一度紙媒体にデータを起こしてからFAX送信していたのではないでしょうか。それだと用紙代もインク代も手間もかかります。しかしパソコンから直接FAXを送ることでこれらの費用や手間がかかりません。パソコンからだけでなくタブレットやスマホからも送信できるので楽です。
・外出先でFAXを確認できる
送信されたFAXはスマホやタブレットなどのモバイル端末で受信できます。ですからいちいち、外出先から社内へ帰らなくてもそのまま出かけ先で内容を確認できます。これは時短にもなりますし、緊急のFAX時でも会社に戻らくなくていいことから交通費の浪費防止にもなるでしょう。もちろん受信時の紙代やトナー代節約にもなります。
２.まとめ
通信費の削減に役立つポイントを3つほどご紹介しました。通信費はランニングコストや設備導入コストなどなにかと経費がかかりがちな分野ですが、比較的経費削減しやすい分野でもあります。紹介したようなクラウドサービスやITツールを活用することで、従来の物理的通信設備にかかりがちなコストをカットできます。
ちなみに個人のスマホなどを業務利用することを「BYOD（Bring your own device）」と呼びます。プライベートで業務用端末との併用は情報漏洩などのトラブルリスクもあるので慎重になる必要がありますが、きちんとガイドラインを設けて必要なセキュリティ教育を徹底すれば経費削減の大きな助けになるので、積極的に活用すると良いでしょう。
